La convention è teatro

Nell’organizzazione di un evento, una convention o un meeting aziendale è fondamentale tenere in considerazione le grandi potenzialità che iniziative di questo genere hanno nell’ambito della comunicazione e del marketing.

Spesso si tratta di iniziative molto onerose in termini economici ed è importante che svolgano bene la loro funzione.

Perché l’evento abbia successo è necessario che sia coinvolgente, che generi una risposta emotiva che aumenti il livello di attenzione e interesse di chi è chiamato a partecipare.

La formula dell’intrattenimento ha spesso rappresentato la soluzione più semplice ed efficace per raggiungere questo scopo. Negli ultimi anni però, anche questa soluzione ha perso molta della sua efficacia.

Per coinvolgere non basta divertire , è necessario mettere il pubblico nelle condizioni di vivere un’esperienza che catturi la sua attenzione e stimoli il suo interesse.

L’evento deve essere in grado di immergere lo spettatore in una realtà “altra” che lo faccia uscire dal ruolo di semplice spettatore.

In questa prospettiva ci viene in aiuto il teatro, una delle forme di comunicazione più antiche e coinvolgenti. Il teatro è uno strumento che ci conduce su un terreno di fascinazione e cambia le prospettive convenzionali della comunicazione.

L’esperienza dello spettatore diventa intensa, memorabile,quindi efficace.

Il pubblico si sente parte dell’evento, non un semplice spettatore. Non è “intrattenuto”, ma affascinato, incuriosito, interessato. Sarà quindi aperto e disponibile alla comunicazione e allo scambio.

Raggiungere davvero il pubblico, questo è lo scopo di una convention.

Come organizzare l'evento

Ogni evento è pensato e realizzato partendo dall’analisi delle esigenze del singolo cliente.

Una volta chiarite le finalità e analizzato il target del pubblico che sarà invitato a partecipare, si passa all’ideazione e alla progettazione dell’evento.

Il primo passo nell’ideazione è la tematizzazione. La scelta di uno o più temi è necessaria per definire l’orizzonte creativo e comunicativo.

Perché la comunicazione sia davvero efficace la regia è fondamentale. Soprattutto quando si intende usare strumenti espressivi che necessitano preparazione ed esperienza.

Nel dettaglio, le fasi di progettazione e produzioni sono:

1) Pre-produzione (analisi e planning): dettaglio attività previste

• Documento di progetto di base (definizione obiettivi, target, strumenti di comunicazione)
• Scelta sede, sopralluogo.
• Definizione scaletta evento.
• Progetto allestimento tecnico.
• Preparazione testi e materiale visivo di supporto.
• Selezione team e fornitori.
• Logistica.

2) Produzione (esecuzione): dettaglio attività previste

• Project management.
• Predisposizione regia, luci, materiali (testi e immagini).

Roberta Arato